Bạn đang có suy nghĩ kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hay phát triển quy mô kinh doanh? Bạn đang học hỏi về phần mềm quản lý khách sạn và hiệu quả quản lý của nó đối với quá trình quản lý khách sạn. Bài viết phía dưới Ezibee sẽ nói ra các ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời các bạn cùng đọc qua. Để có lựa chọn chính xác nhất cho hoạt động kinh doanh của bạn. Điểm đặc biệt của ứng dụng excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ Phần mềm excel là một ứng dụng bảng tính của Microsoft giúp cho việc tính toán được tiện lợi hơn. Ứng dụng này đã sớm được dùng phổ biến trong những hoạt động kinh doanh đã lâu. Những năm gần đây, luôn có khá nhiều khách sạn vừa và nhỏ cài đặt phần mềm này trong công việc quản lý. Thế nhưng, với sự phát triển nổi bậc của công nghệ, việc quản lý phòng khách sạn thông qua phần mềm excel bộc lộ ra một số nhược điểm, bao gồm nhiều ưu điểm vốn có của nó. Phần mềm excel hỗ trợ quản lý: Check in, check out khách ra vào hàng ngày Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, theo dõi tình hình phòng đơn giản (thông tin khách, thông tin phòng) In hóa đơn riêng cho từng dịch vụ, có thể in ngay cho khách Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel Ưu điểm Miễn phí, không quá phức tạp sử dụng: Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ bạn thực hiện những công việc tính toán thông dụng một biện pháp đơn giản. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho những dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng phân thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu một số chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết mỗi mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) dựa theo yêu cầu của khách hàng. Lưu trữ, tra cứu và tính toán Với các nghiệp vụ không quá phức tạp, ứng dụng từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu thường xuyên, giải các bài toán, tiện lợi cho quá trình làm báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với các bảng biểu bằng những con số cụ thể (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ tự động cập nhật khi thay đổi các tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng). Tiết kiệm chi phí, hiệu quả doanh thu Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được sử dụng thích hợp nhất cho nhiều hình thức khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm chưa đáng kể. Nhược điểm Độ bảo mật dữ liệu thấp Khi cài đặt phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể không quá phức tạp bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Bởi tính phân quyền không được tích hợp. Và bảo đảm rằng những chủ kinh doanh đều hiểu được hậu quả của vấn đề đó. Dễ xảy ra sai sót Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ khả quan cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn tới sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian. Khó kết hợp với những báo cáo Excel không thể tự động thống kê, tạo ra nhiều báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Vì thế, bạn sẽ cần mất thời gian, công sức, nhân sự cho việc tạo báo cáo. Không thích hợp với khách sạn quy mô lớn Đối với nhiều khách sạn có hình thức từ 3 sao trở lên, tích hợp một số loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không có thể đáp ứng việc quản lý nữa. Từ các ưu nhược điểm kể trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là giải pháp ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư. Tất nhiên, để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh, mang đến nguồn lợi nhuận về lâu dài hoặc trong tình huống khách sạn muốn phát triển số lượng phòng và mở thêm nhiều loại hình dịch vụ thì có thể xem xét việc dùng phần mềm quản lý riêng. Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa? Đọc thêm: phần mềm quản lý massage
