Một hệ thống quản lý khách sạn, hay còn gọi là PMS (Property Management System), là một ứng dụng đang trở nên hữu ích trong một số khách sạn hiện nay, giúp đỡ người quản lý và nhân viên thực hiện những nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một ứng dụng PMS thích hợp, các bạn cần hiểu rõ phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp trên có thể thực hiện được việc gì. 1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì? PMS một phương án cho phần mềm khách sạn, hỗ trợ các khách sạn, khu nghỉ dưỡng và nhiều tài sản tương tự thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động trong ngày. Phần mềm thường bao gồm những nhiệm vụ quản lý và quản trị, với những ví dụ bao gồm đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho. 2. Tại sao mỗi khách sạn phải một hệ thống PMS? Một biện pháp phần mềm quản lý khách sạn ngày một quan trọng do lĩnh vực khách sạn hiện đại được đẩy mạnh bởi công nghệ. Với nhiều nguồn đặt phòng có thể đến từ nhiều kênh, giá phải được điều chỉnh thông minh cho mục tiêu quản lý doanh số. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho tới quá trình thanh toán, trả phòng nên được diễn ra đồng bộ, linh động và chuyên nghiệp. Điều này vừa hỗ trợ khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể trợ giúp ứng phó với nhiều thử thách đó. Một phần mềm quản lý khác sạn khả quan sẽ cho phép nhân viên loại bỏ một số thủ tục giấy tờ không nên thiết và thực hiện những nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Không chỉ có thế, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo. 3. Các tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì? Mặc dù có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm PMS trên thị trường, việc quan trọng là nên xác định một hệ thống có các tính năng phù hợp cho khách sạn của bạn. Sau đây là những tính năng quan trọng nhất của một phần mềm quản lý khách sạn. a. Đặt phòng Chức năng trước tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn phải có là khả năng xử lý một số yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống phù hợp sẽ cho phép nhân viên không quá phức tạp thực hiện nhiều nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,… b. Dữ liệu khách hàng ngành công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều cần thiết là hệ thống quản lý khách nên bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như những thói quen của họ như: khác hàng đã đến khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng nhiều dịch vụ nào,… Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu nhiều khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho nhiều chiến dịch quảng bá dịch vụ, những chương trình khuyến mãi tới một số khách hàng của mình. c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn Kế tiếp, điều đáng nói nhất là một hệ thống quản lý tài sản cần cung cấp một loạt nhiều tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này nên bao gồm những tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho những đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng cần cho phép các email xác nhận được gửi nhanh chóng. Ngoài ra, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất nên có khả năng xuất hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể không quá khó đưa cho khách hàng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng những dịch vụ khách sạn tính phí nào. d. Báo cáo Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn phải bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh một số báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và những báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc một số quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn. Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất nên thiết trong lĩnh vực khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm phù hợp với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết phải triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là giải pháp mà một số bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay. 4. Các tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee những tính năng chính của Ezibee: Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn, Quản lý nhiều bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng, Quản lý khách hàng và các công nợ, Quản lý kho hàng, Thống kê, báo cáo hoàn hảo. Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách những phòng trống, vị trí và giá nhiều phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý một số giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách. Ezibee hỗ trợ bộ phận lễ tân có thể thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý các khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể xử lý các vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng. Phần mềm quản lý tình trạng những buồng, phòng để cập nhật tình trạng lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách tới và đi, quản lý những tài sản cố định trong phòng chi tiết. Chức năng quản lý kho chuyên nghiệp giúp xử lý kiểm kê hàng hóa trong kho bằng các thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có chức năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và cảnh báo cho nhà quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được dùng các để có phương hướng kinh doanh chính xác hơn. Ứng Dụng quản lý khách sạn Ezibee quản lý thông tin của khách hàng tỉ mỹ như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý các công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời điểm phải thu các công nợ. Phần mềm hay nhất: phần mềm quản lý bida Chức năng xuất dữ liệu rõ ràng của Ezibee giúp khách sạn thống kê trạng thái kinh doanh cụ thể cho chủ doanh nghiệp. Báo cáo có thể tùy chọn những số như ca làm việc, nhiều dịch vụ đi kèm, báo cáo về lượt khách nghỉ trong ngày, tình hình nhiều phòng và còn một số vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
